Ich würde bei einer so großen Veranstaltung auf jeden Fall mit einem festen Zeitplan arbeiten und die wichtigsten Aufgaben nach ihrem Vorlauf sortieren. Besonders die Location würde ich möglichst früh festlegen, weil geeignete Räume für mehrere hundert Personen laut dem Praxisbeitrag teilweise bereits lange im Voraus ausgebucht sein können.
Hilfreich finde ich dabei
diese Checkliste von anydoors, weil sie die Planung nach Zeitpunkten wie sechs Monaten, vier Monaten, zwei Monaten, zwei Wochen und 48 Stunden vor dem Event strukturiert. Darin werden unter anderem die Auswahl der Location, das Trainer-Team, Versicherungen, Catering, Materiallogistik, Teilnehmerkommunikation und ein detaillierter Ablaufplan berücksichtigt.
Für mich wäre außerdem wichtig, von Anfang an einen Plan B für schlechtes Wetter oder andere kurzfristige Änderungen vorzubereiten. Bei größeren Gruppen sollte man laut Checkliste auch genügend Zeit für Übergänge einplanen, weil beispielsweise der Wechsel zwischen verschiedenen Stationen mit mehreren hundert Personen deutlich länger dauern kann als bei kleinen Teams.
Auch beim Catering würde ich nicht nur die Gesamtmenge betrachten, sondern genügend parallele Ausgabestellen einplanen, damit keine langen Warteschlangen entstehen. Kurz vor dem Termin würde ich dann noch einmal Technik, Material, Teilnehmerinformationen, Wetterlage und die Aufgabenverteilung im Team kontrollieren, damit am Veranstaltungstag möglichst wenig improvisiert werden muss.
